Với hiện trạng hiện nay, các doanh nghiệp tư nhân có qui mô từ nhỏ đến vừa thường vẫn duy trì một hệ thống quản lý tài chính đơn giản rất lâu năm từ ngày bắt đầu. Trong quá trình phát triển của họ, mặc dù đội ngũ chuyên môn kế toán có tham gia vào công ty nhưng thay vì có đóng góp vào thay đổi nền tảng quản lý, họ vẫn chấp nhận lối mòn cũ bởi người chủ nói gì nghe đấy. Điều này dẫn một thực tế là nhiều doanh nghiệp thực hành quản lý rất chi tiết, công việc kiểm tra đối soát rất nhiều nhưng không hề có sự kiểm soát tổng quan, thiếu tính hệ thống, khoa học bài bản.
Không phải ngẫu nhiên mà trong điều hành doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp cần thiết phải thấy được 3 báo cáo tài chính cơ bản. Điều đó không có gì mới và lạ cả, tất cả các DN phát triển đều điều hành như thế kéo dài hàng trăm năm nay. Ba báo cáo đó là:
Báo cáo Lãi Lỗ (P&L): P&L hay còn gọi là Income Statement giúp cho chủ doanh nghiệp thấy được kết quả hoạt động kinh doanh của mình theo cấu trúc rất chi tiết của doanh thu và chi phí. Ngoài ra, sự phân đoạn của các cấp lời lỗ trong P&L cũng giúp cho doanh nghiệp hoạch định được nhiều quyết định quản trị chiến lược kinh doanh hợp lý phù hợp với hiện trạng hoạt động cũng như cơ cấu sở hữu, tài chính của mình. Trên thực tế, ở một số doanh nghiệp vẫn tồn tại thói quen tính toán lời lỗ theo từng hợp đồng đơn lẻ, nhưng không có báo cáo lời lỗ tổng thể so sánh giữa các kỳ, khiến cho đội ngũ quản lý rất mù mờ trong việc nhận biết một bức tranh tài chính toàn cảnh.
Bảng cân đối kế toán (Balance Sheet): Doanh nghiệp luôn bắt đầu khởi sự kinh doanh từ một nguồn vốn, thường là bằng tiền. Nguồn tiền đó đang được biến hoá ra sao trong suốt quá trình kinh doanh, đang nằm ở những dạng tài sản nào, tạo ra thặng dư hay thâm hụt đến đâu, có bị thất thoát gì hay không? Tất cả các câu hỏi đó đều có thể được trả lời nếu như DN làm tốt báo cáo này. Cao cấp hơn nữa, khi phối hợp với P&L rất nhiều phân tích chuyên sâu về các chỉ số tài chính sẽ được ứng dụng nhằm giúp DN hoạt động hiệu quả hơn, nguồn vốn đầu tư được quản lý an toàn và sinh lời tốt hơn.
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Cash Flow Statement): Như đã nói ở trên, việc kiểm soát tiền mặt ban đầu bỏ ra trong kinh doanh là rất quan trọng. Mục tiêu cuối cùng của kinh doanh là kiếm tiền chứ không phải kiếm lời. Lợi nhuận chỉ là điều kiện cần để đồng tiền đầu tư ban đầu quay về túi doanh nghiệp với còn số gấp nhiều lần ban đầu, và đó phải là tiền mặt cần tay chứ không phải chỉ là những con số tài sản ghi nhận trên sổ sách. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ được lập theo phương pháp gián tiếp sẽ giúp cho doanh nghiệp hiểu rõ hiện trạng lời lỗ và dòng tiền đang chệch lệnh nhau thế nào. Từ đó giúp cho nhà quản lý có giải pháp cân đối phù hợp bảo đảm cho doanh nghiệp hoạt động có lời với một dòng chảy tài chính ổn định, bền vững.
Cả ba báo cáo trên đều có liên quan với nhau một cách mật thiết tạo thành một hệ thống quản lý khoa học. Không chỉ giúp cho doanh nghiệp minh bạch đối với các đối tác quyền lợi khác nhau, mà còn là kim chủ nam cho chính hoạt động điều hành của mình cả ở tầm chiến lược lâu năm, lẫn vận hành thực thi mỗi ngày.