Những ai có học chuyên sâu về kế toán sẽ ít nhiều hiểu được sự khác biệt giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị. Cái chức năng đầu tiên thì doanh nghiệp nào cũng có vì những ràng buộc pháp lý, nghĩa vụ thuế của DN.
Bài viết này chỉ đơn thuần mang tính kể chuyện, câu chuyện liên quan đến một phần việc của kế toán quản trị trong tập đoàn FMCG lớn (gọi tắt là U). Hi vọng, người đọc có thể từ đó suy ra ứng dụng trong những doanh nghiệp nhỏ hơn của mình.
Ở U họ có một quy trình rất rõ để tung một sản phẩm mới, quy trình này có dạng hình phễu nghĩa là càng về bước sau, cái phễu filter càng hẹp hơn. Nó bắt đầu thoải mái bằng bước sàng lọc ý tưởng, tranh luận nhiều ở bước lập business case, quyết định tung sản phẩm và kết thúc ở post launch evaluation (đánh giá sau khi tung sản phẩm mới).
Ở bước lập đề án (business case), mọi thông tin cần được tổng hợp và văn bản hoá (documentation), Kế toán quản trị (KTQT) chính là người cầm trịch cho việc này. Họ cần diễn giải được chiến lược, sản lượng dự phóng từ các đồng nghiệp Marketing. Họ thu thập giá bán từ Marketing và Sales, Marketing xác định giá bán phù hợp với phân khúc của sản phẩm, Sales cần xác nhận chính sách giá đó có khả thi tương ứng với doanh thu mục tiêu hay không. Bởi vì, chính sales man mới là những chiến sĩ bộ binh xung trận với sự hỗ trợ từ xa bởi không quân (TV Air) và đại bác (Media, POSM).
Ở khía cạnh chi phí, KTQT cần làm việc với bộ phận kỹ thuật để lấy công thức cả về sản phẩm bên trong, lẫn bao bì bên ngoài. Sau khi có công thức sản xuất rồi thì cần phải có đơn giá vật liệu nữa thì mới ra được giá vốn, vì vậy họ cần làm việc với bộ phận mua hàng, họ chia sẻ thông tin về sản lượng dự phóng để phòng mua cho giá chính xác hơn… Dĩ nhiên, bên cạnh những vấn đề cơ bản trên, KTQT cũng cần làm việc thêm với nhiều bộ phận khác chẳng hạn như nhà máy: công suất, đầu tư tài sản cố định nếu có; với bộ phận phân phối (kho bãi giao hàng)… Cũng có thể nhận thấy, để làm tốt việc trên KTQT được giao quyền khá mạnh, nhất là quyền tiếp cận thông tin. Họ cũng được đòi hỏi phải có chuẩn mực bảo mật, kỹ năng giao tiếp, phản biện, khai khác và xử lý thông tin nhất định.
Ở quy mô cty vừa và nhỏ, thường ko có bộ phận KTQT, ban giám đốc, kế toán tài chính kiêm luôn những việc trên. Thậm chí, ở một số nơi, phòng mua hàng có thể kiêm luôn tính giá vốn dự phóng, họ vốn không thích tiết lộ giá mua cho đồng nghiệp nếu dự án mới chỉ ở đầu giai đoạn nghiên cứu. Ở những mô hình như thế, thông tin tổng hợp không thu về một mối, vì vậy trí tuệ tập thể không được vận dụng triệt để, khả năng ra quyết định xa rời thực tế cũng có thể cao hơn.